Persiapan sudah merupakan proses kapitel

Tim yang dibentuk memulai pekerjaan awal Januari 2015 dengan pertemuan pertama di Provinsialat SVD Surabaya, Jl. Mojopahit 36. Proses brain storming ini mengerucut pada keputusan studi intensip hasil-hasil temuan DPP dalam visitasi ke semua komunitas. P. Norbert Betan menganjurkan skema kerja dengan menggunakan metode Blondin untuk observasi data dan menemukan indikator, membuat deskripsi masalah, yang selanjutnya dipertentangkan dengan visi misi Provinsi. Gap yang ditemukan di dalam proses ini menuntun tim ke deskripsi "Goal" baru yang melahirkan "Needs" yang kemudian dibawah ke dalam Kapitel untuk mencari solusi. Penyempitan masalah akhirnya menghasilkan kesepakatan, bahwa perhatian harus diarahkan ke dalam komunitas, sementara aksi-aksi keluar sudah dirumuskan di dalam program kerja berdasarkan Ardas Provinsi 2013-2017. Tema "Pembaharuan Diri: sebuah pergumulah hidup dan misi lintas budaya" akhirnya disepakati. Seluruh anggota tim pekerja kapitel dan DPP dilibatkan mendalami temuan DPP untuk mengangkat masalah-masalah urgen yang perlu dibahas melalui kerja kelompok sesuai lima area refleksi. Dalam pertemuan kedua, di bulan Februari 2015, pertanyaan-pertanyaan penuntun refleksi dirumuskan. P. Pati Soge lalu menulis pengantar yang menjelaskan mengapa tema itu dipilih, proses yang harus dilewati di komunitas-komunitas dan hasil yang diharapkan. Komunitas-komunitas menanggapi kertas kerja tersebut dan merefleksikannya di tempat masing-masing. Hasil-hasil refleksi ini dikompilasi oleh masing-masing kelompok bidang untuk menjadi kertas kerja kapitel (bdk. Orientasi Kapitel). Media komunikasi digital sangat berperanan di dalam periode persiapan ini. Seluruh korespondensi dijalankan secara elektronik, demikian juga tukar menukar pikiran, diskusi dan debat. Nuansa keterbukaan sangat terasa, dibumbui oleh tekad semua orang untuk mensukseskan kapitel ini.

Tim Pengendali kapitel

Tugas persiapan ini berlanjut di dalam pelaksanaan. Peranan sebagai tim pekerja pra kapitel berubah menjadi Steering Committee. Secara teliti, tim memantau jalannya kapitel, membuat catatan-catatan kritis dan mengevaluasinya di akhir setiap hari kerja kapitel. Pemantauan tersebut sangat penting untuk menjaga agar proses kapitel berjalan sesuai alur dan tidak melenceng dari tujuan semula. Koordinasi intensip ini pada akhirnya membuahkan hasil sesuai harapan. Kapitel berjalan dengan baik, sistematis, terbuka, penuh suasana persaudaraan, saling percaya dan diwarnai oleh sukacita. Untuk semua kerja sama ini, koordinator tim, P. Pati Soge, merasa perlu untuk menyatakan apresiasi yang tinggi atas semua komitmen yang ditunjukkan setiap anggota, ketika mengembalikan mandat itu kepada Provinsial, di akhir kapitel. Semuanya hanya untuk membantu proses pembaharuan diri yang begitu dirindukan oleh seluruh komunitas provinsi ini. Ternyata proses yang transparan dan melibatkan banyak pihak telah menjadi kunci keberhasilan penyelenggaraan acara. Hidup dan misi lintas budaya sesungguhnya sudah dimulai dari sini. (ap)